どうも、NOEです。
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是非ご活用ください。
あなたは、今、ビジネスの外注化が進んでいますか？
外注化しなきゃと思っているけど、中々進まないと思っているのではないでしょうか？
そんな、あなたに、今回は、外注化のコツをご紹介します。
それはマニュアルつくりです。
外注化は中々踏ん切りがつかない、、、、という方は、こちらの記事を読んで、なぜ外注化を進めなければならないかを考えてください。
この記事の目的
・外注化のポイントと、マニュアルつくりのコツをマスターする
目次
外注化のコツは準備！！
中々気乗りしない。その気持ち、わかります
あなたは、外注化が進んでいますか？
・まだ、考えもしてない。
・まだ自分には早い
・どうしても気乗りしない
そんな風に考えてませんか？
そんなあなたは、まずこの記事も読んで、どうして、外注化をして自動化しなければいけないかを学んでください。
僕自身も、最初は、中々外注化できませんでした。
なんなら、全部自分でやり続けたほうがいい
というくらいに思っていました。
理由としては
・お金がない
・知らない人にコンタクトを取って、仕事を任せるのが怖い
だいたいこの二つではないでしょうか？
お金がないという場合は、資金調達の方法がありますので、この記事を参考にしてください。
問題は知らない人にコンタクトを取って、仕事を任せるのが怖い
の方ですよね。
わかります。
僕も最初は、これが嫌で嫌で仕方ありませんでした。
そもそも、
・インターネット上で知らない人とコミュニケーションをとるなんて嫌
・仕事をうまく説明できるかどうかも分からない
と思ってました。
その気持ちは、痛いほどわかります。
でも、今は、外注さんを15人抱えています。
その経験をした僕だから、外注化に気乗りしないあなたに、ご紹介できる内容があると思います。
是非、このまま読み進めてみてください。
まずは気楽に！です。
外注さんは資産
外注化を進めて本当に思うのは、一度仕事をきちんと覚えてくれた外注さんは本当に資産です。
きちんと仕事をしてくれる人がほとんどですし、一緒に、ビジネスを盛り立ててくれる人と出会えると
「本当にこの人と出会えてよかったなー」
と感じます。
そもそも、外注さんたちは、仕事が欲しい人たちです。
こちらが丁寧に対応すればさえ、きちんと対応を返してくれます。
あなたは、大人として、当たり前に、相手を尊重して応募してくれた人に接すればいいのです。
これが、一番の外注化を進めて行くコツです。
簡単に外注化を進めていくポイントはマニュアル作成
中々、外注化に気乗りしない人、何をどう説明していいかわからないあなたは単純に準備不足です
まずは、外注の募集をする前に作業マニュアル作成をしましょう。
また、僕は、ZOOMなどで、直接、応募してきた方と会話して作業説明をする事を勧めています。
ZOOMにつていはこちらの記事をご覧ください。
その時に、短時間で、かつ、スムーズに話せるように「作業説明のマニュアル」も自分用に作りましょう。
ここまでして、初めて外注を募集するのです。
ここまでしないと、知らない人とスムーズに会話して、仕事を説明して、気持ちよく仕事をしてもらえるような関係作りはできません。
準備ができていれば、何も怖くありません。
極端なことを言えば作業説明のマニュアルを外注さんの反応を見ながら読み上げて、作業マニュアルを渡せばいいのです。
後は、チャットワークなんかで、細かい質問に答えていきましょう。
外注化はこれだけで簡単に出来ます。
本当です。
僕だって、知らない人と話すのは極端な苦手意識がありました。
嫌で嫌でたまりませんでした。
なので、外注化すること自体もシステム化しました
つまり、アドリブで話すような状況をなるべく減らすようにしていって、自分はただ、台本を読むだけにしても大丈夫なくらい準備をしてしまうのです。
外注化がうまくいかない人は、単に準備が足りていないだけという事が分かるでしょうか？
慣れてないのに、アドリブなんてできません。
なので、２つのマニュアルを用意しましょう。
①外注さん用の、作業マニュアル
②自分用の、作業説明のマニュアル
です。
この二つを作るのは少し時間がかかりますが、それでも、それぞれ２－３時間もあればできます。
ここで、２－３時間かけるだけで、あとがとても楽になります。
マニュアルを作ろう
作業マニュアルの作り方
まずは、外注さん用の作業マニュアルを作りましょう。
マニュアルがあれば、外注さんに何回も同じことを説明しなくてもよくなります。
今後の作業が格段に楽になります。
マニュアルを作れば、「いままで自分は何を面倒くさがっていたんだろう」と思うくらい楽になります。
まずは、マニュアル作成がどれだけ大切かを理化してから、先に進みましょう。
マニュアル作成に使うのはExcelかスプレッドシートがいいです。
利点は
・作業スペースを広くとれる
・画像を載せることが簡単
・文章を入れるもが簡単
マニュアルといっても、外に出したり、売ったりするようなものではありません。
作業の手順が分かりやすく、画像があれば、綺麗なレイアウトにしたり、PDFファイルにする必要もありません。
ポイントは、作業マニュアルを作る前に自分が徹底的に作業をやりこむことです
外注さんは、こちらの状況や、どんなことをやろうとしているかの全体像を知りません。
なので、できるだけ、難しいことはきちんとマニュアルに書いておく必要があります。
そのためには、自分が外注さんに任せたい作業の事を知り尽くしておく必要があります
そのなかで、必ず、
- 作業のポイント
- 大切なところ
- あなたが、外注さんに気を付けてほしいところ
- 間違えやすいところ
- 判断に困りやすいところ
こういう事が出てきます。
これを、メモしていきましょう。
綺麗な文章である必要はありません。
普通に読めれば大丈夫です。
これを、作業の順番に並べて、おきます。
次に、作業の手順を一つ一つ箇条書きにしていきます。
分かりやすいように、画像を入れておきましょう。
デスクトップの画像をキャプチャーするための方法は、この記事を参考にしてください。
あとは、それぞれの作業の手順のところに、注意事項を「※間違えやすいところ」みたいな感じで書いておけば大丈夫です。
次に、そのマニュアルに沿って、自分で作業してみましょう。
マニュアルだけ見て、すんなり作業できたら、それでマニュアルは一旦完成です。
迷ったり、難しいなと感じるところがあれば、何が難しいのか？を分析して、マニュアルを直しましょう。
ここまで、出来たあなた！
おめでとうございます。
これで、ビジネスの自動化に大きく前進しました。
マニュアル作成はやればいいのは分かってるけど、やらない人が沢山います。
ほかの人がやらないことを一つでも多くやれば、それだけでほかの人から抜きんでることが出来ます。
こういう事の積み重ねが、あなたを大きく成長させてくれます。
面倒なのは最初の数時間だけです。
その後、何十時間、何百時間も楽が出来ます。
あなたは、どちらを選びますか？
作業説明のマニュアルを作ろう
外注さん用に作業マニュアルを作る人はいても、自分用に作業説明のマニュアルを作る人はあまりいないのではないかと思います。
しかし、これは、何の準備もなく、演劇の舞台に立つようなものです！！
あなたは、今日ビジネスを始めた初心者でも、外注さんからしたら、ビジネスオーナーです。
外注さんの前では、ビジネスオーナーの態度で臨まなければなりません（えらそうにするという意味ではないですよ）
そのためには、台本が必要です。
作業説明のマニュアルはその台本です。
最初は、挨拶から書きましょう。
なんでもそうですが、挨拶がきちんとできれば、その後のコミュニケーションはとてもスムーズに出来ます。
バカバカしいと思いますか？
しかし、知らない人といきなり話す時に、しかも、対面ではなくインターネット上で、話す時に、きちんと挨拶できる自信がありますか？
直前までは余裕で会話できると思っていても、いざ、相手と会話が始まった瞬間に、何を言おうか忘れてしまったなんてことはよくあります。
外注さんと会話するときに、最初の挨拶で失敗して、その後、何をうまく話していいかわからなくなってしまった。
こういう小さな失敗をしてしまうと、今後、外注さんの募集をかけることそのものが嫌になってしまいます。
こういう事態は避けなければなりませんし、事前に準備をしていれば避けられます。
「こんにちは。ｘｘｘｘ（あなたの名前）と言います。この度は応募いただきありがとうございます。
お忙しい中、時間を取っていただきありがとうございます。
説明にはｘｘｘ分（説明時間）ほどお時間を頂きます。
よろしくお願いいたします。
それでは、早速、説明を始めさせていただきます。」
こういう定型文をきちんと目の前に用意しておけば、例え最初、緊張していても、これを見れば、何を話さなくてはならないかも思い出しますし、これをただ読めばいいのです。
こういう事はバカにはできません。
僕が以前勤めていた、会社の営業職は、新人時代に、1時間程度ある営業のための台本を会社が用意して、それを営業職の新人が研修で覚えて、それをきちんと再現できるかどうかの試験を受けていました。
大事な商談をまとめるためには、アドリブでこなされては会社としては困るのです。
台本をまる覚えして、そこから、アドリブでも大丈夫なようにしていくのです。
この台本は営業職の秘伝だと言っていました。
個人でも同じです。
外注さんもある意味であなたのお客様です。
自分の仕事を受注してもらわないといけません。
そんな相手に、自分の大切なビジネスの事を説明するのです。
台本があったほうがいいに決まってます。
台本があれば、あとで「あれを言い忘れた！！」なんてこともなくなります。
あなたの時間を節約して、外注化の質を上げるためにも、前もって、台本＝作業説明のマニュアルは作っておきましょう。
作業説明のマニュアルの作成のコツ
作業説明のマニュアルには何を書くかというと、次のような手順で書いていきましょう。
①最初の挨拶
②作業の手順を一つ一つ書いていく
③報酬の説明
④支払い方法の説明
⑤納期
⑥作業量
⑦注意事項
⑧どんなふうにコミュニケーションをとってほしいか
まずは、これだけ書いておけば十分です。
①は、先ほど説明しました。
②は、外注さん用に作業マニュアルを作っていると思いますので、それを見ながら、説明していけば十分です。
外注さんからすれば、③④が一番気になるところです。
曖昧にしていては必ず後々トラブルになります。
必ず最初に説明しておきましょう。
心配なら、料金体系、支払い方法を文章にしていてもいいくらいです。
⑤～⑦につていは、あなたのために外注さんに説明しておきたいことです。
僕たち、仕事をは注する側は、
- 発注したのはいいけど、全然仕事がしてもらえない
- 外注さんのペースで仕事をされてしまって、自分のビジネスが進まない
- 何の連絡もなく、音信不通になってしまう
こういう状況が最悪です。
一番避けたいことです。
こういう事を避けるために。
・いつまでにどのくらいの作業をしてほしいか
・絶対にいきなり辞めて一方的に音信不通にはならないようにしてほしい
・何かの事情があって作業ができない場合は必ず連絡してほしい
・辞めるときには必ず事前に連絡してほしい
・作業報告を一定期間でしてほしい
こういう事を事前に伝えましょう。
ビジネスです。
ここはあいまいにしないようにしましょう。
あなたのビジネスのためです。
こういう事を避けるためにも、外注さんが、あなたに気楽に相談できるような関係作りが最も大切です。
外注さんとのやり取りはチャットワークで気軽にできるように環境を整えましょう。
チャットワークの使い方はこちらの記事をご覧ください。
僕はここを最も意識しています。
ここを意識するようになってから、外注さんとのトラブルは格段になくなりました。
なので、最初の挨拶がとても大切なのです。
このマニュアルつくりがいかに大切かお分かりいただけたでしょうか。
マニュアルはどんどん修正しよう
マニュアルは一回作っただけで終わるのではなく、どんどん良くしていきましょう。
具体的には、外注さんに聞いてみるのです。
- 分かりやすいかどうか？
- どんなことが書いてあればもっと楽になるか？
それをどんどんマニュアルに追加していきましょう。
これで、あなたのビジネスの外注化がとても楽になります。
外注化が楽しくなる
ここまで出来たら、あなたの外注化のスキルはどんどん上がっていきます。
すぐに、マニュアルがなくても、外注さんと会話ができるようになっていくでしょう。
アドリブも利くようになってきます。
そうすると外注化が楽しくなります。
やってみると分かりますが、応募してくるような人はとてもいい人が沢山います。
才能や技術のある人も沢山います。
そんな人に出会える経験を繰り返せば、つぎはどんないい人に出会えるだろうかと楽しくなってきます。
これまで、100人以上と外注の面談をしてきましたが、こういう事があるので、続けることが出来ます。
そのためには、事前の準備があればこそです。
事前の準備があるだけで、本当にスムーズになります。
是非、あなたも実践してください。
まとめ
今回は、外注化を進めるうえでとても大切なマニュアルつくりについて説明しました。
これは本当にみんなやらないことです。
世の中には、外注化が中々勧められない人が沢山います。
その多くは基本的には準備不足だからだけだと思います。
あなたはこの記事で、外注化の準備が整ったはずです。
後は、どんどん外注化を進めて、あなたのビジネスをどんどん育てていきましょう。
ここまで読んでくださってありがとうございました。
また次の記事でお会いしましょう。
P.S.
・行動をするのが不安。
・なかなか一歩を踏み出せない
・どんな目標を設定すればいいかわからない
・なぜか自分は上手くいかない気がする。
・成功者と自分は何が違うのかを知りたい。
・とにかく漠然と悩んでいる
あなたにはそんな悩みありませんか？
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